今回は秘密度ラベル付きのドキュメントを組織外ユーザに共有する際の留意点について紹介します。

『特定のユーザーとグループにアクセス許可を付与する』に組織外のユーザを追加したにも関わらず、

秘密度ラベルを適用したドキュメントを共有した時に、

組織外のユーザから『申し訳ございません、このドキュメントを開く権限がありません』のエラー画面が表示されたと報告があったとします。

その場合の対処方法について以下に記載します。

①共有をクリックし、『設定(歯車マーク)』をクリックします。

②『選択したユーザ』をクリックし、『適用』をクリックします。

③共有したい組織外のユーザのアドレスを入力し、『送信』をクリックします。

④共有後、組織外のユーザで共有通知が来ていることを確認します。

⑤『共有リンクの検証』と表示されていることを確認し、『次へ』をクリックします。

以上の手順で秘密度ラベル付きドキュメントを開くことができました。

開けなかった原因として、『すべてのユーザー』リンクで共有していたからでした。

『すべてのユーザー』リンクはアクセス時にサインインの操作が不要であり、

ラベルの作成時に設定をしたアクセスが許可されたユーザが、確認が不可となるためだと考えられます。

共有する際は、共有の設定も確認することを皆さんもお忘れなく。