新しい現場に参画するとき、右も左もわからない状態で業務をすることは難しいと思います。

そこで頼りになるのが「業務マニュアル」です。

■ 業務マニュアルとは

標準的な業務手順を記載した手順書を、一般的に業務マニュアルと呼びます。

担当業務を細分化し、各業務内容を始めから最後までの手順と業務の目的を明記してあるので、

なぜこの手順なのか、なぜこの作業が必要なのか等を理解して業務をすることができます。

そのほかにも、作業中のエラー対応やインシデント対応なども明記されていることもあり、

イレギュラーな事態でも適切に対応ができるようになります。

■ 業務マニュアルの重要性

新しく業務を始める際に、業務マニュアルの有無で、業務理解やモチベーションなども違ってくると思います。

業務マニュアルがなければ口頭での業務説明があると思いますが、

説明不足であったり、メモを取り忘れていたり等の発生によって業務理解が滞ってしまったり、

手順書があれば起こらないミスをしてしまったりする可能性があります。

業務マニュアルが準備されていれば、口頭での説明と一緒にその手順を確認することで

自分がどういう業務をしているのか理解がしやすくなり、手順書に沿って対応すれば

初めての業務でも対応ができるのでスムーズに引き継ぎもできます。

しかし、業務マニュアルはあるものの、作成時から情報がアップデートされていないケースもあります。

経験談になりますが、ある現場で業務マニュアルを確認しながら手順をひとつひとつ対応していたところ、

ファイルの置き先のアドレスが古かったことでミスをしてしまい、

「業務マニュアルを鵜吞みにするな」とためになるお言葉もいただきました。

業務マニュアルの重要性は、会社によって違うようです。

■ 業務マニュアルを整備しない裏に隠れるリスク

業務マニュアルや作業フローの更新をせずにいると、様々な影響がでてくるかもしれません。

・人によって業務の進め方がバラバラになり、チームとして非効率的

・未更新箇所の質問への回答に時間を取られる

・現在の業務に対応できていなかったり、更新箇所の確認作業が発生

・整備不十分でマニュアル参照の意味がない状態が続き個々での対応方法がバラバラになると、

 作業者によって品質にも差がうまれてしまい、対応にバラツキがでてしまう

・整備不十分によって従業員が正しい業務の進め方を把握できないため誤った業務手順を教育してしまったり、

 業務引き継ぎ不備によるミスや行き違いなどから「きちんと業務を教えてもらえなかった」等の

 離職の原因にもなる可能性

次回は、業務マニュアルを活用させていくにはどうすればようかを調べようと思います。

参考：

業務マニュアル（Operational manual） | 用語集 | 株式会社 日本能率協会コンサルティング (jmac.co.jp)

マニュアルは整備し続けなければ活用されない!?更新・運用のポイント (teachme.jp)