Teamsに関して、有益そうな情報を共有させていただきます。

【ゲストアクセスと外部アクセスの違い】

Teamsにおいて、外部のユーザーと共同作業を行う方法として、ゲストアクセスと外部アクセスが存在します。
両者は名前も用途も似ているようで大きく異なるサービスのため、その違いについて紹介したいと思います。

■ゲストアクセスの概要

外部のユーザーを自テナントのチームに招待し、共同作業を行う機能。
ゲストアクセスでは、自テナントのAzureAD上にゲストアカウントを新規作成し、
外部ユーザーに利用させる仕組みとなっている。そのため、「ゲスト」でありながら
自テナントのユーザーのように権限等の管理をすることが可能。

■外部アクセスの概要

外部のTeamsユーザーと自テナントのユーザー間で、チャットや通話をおこなうことができる機能。
外部アクセスを許可するドメインを設定すれば、ゲストアカウントの作成、チームへの招待等の
事前準備を行うことなくコミュニケーションが可能。

■ゲストアクセスと外部アクセスの違い

1.利用条件

ゲストアクセス
→ゲスト招待するユーザーは、Microsoftアカウントのメールアドレスか、Microsoftアカウントに紐づけ可能なメールアドレスを
所有している必要がある（Microsoft365の利用者である必要はない）。
ゲストアクセスの場合、Microsoftアカウントを持っていなくても、紐づけ可能なメールアドレス（Gmail等）を持っていればゲスト参加が可能。
（その場合は、初回のアクセス時にメールアドレスをMicrosoftアカウントに紐づける必要がある）

外部アクセス
→外部アクセスを利用してコミュニケーションをとる場合、外部ユーザーはMicrosoft Teamsの利用者である必要がある。

2.機能
ゲストアクセスと外部アクセスでは、Teamsで利用できる機能に差異がある。

・自テナントのユーザーが外部ユーザーと実施できること

＜ゲストアクセスの場合＞
ゲストとのチャット
ゲストとの通話
ゲストとのファイル共有
ゲストのプレゼンス確認
ゲストの不在メッセージを確認する
ゲストをブロックする
ゲストに対してメンションを利用する

＜外部アクセスの場合＞
外部ユーザーとのチャット
外部ユーザーとの通話
外部ユーザーのプレゼンス確認
外部ユーザーの検索
外部ユーザーに対してメンションを利用する

・自テナントのユーザーが外部ユーザーと実施できること

＜ゲストアクセスの場合＞
ゲストとのチャット
ゲストとの通話
ゲストとのファイル共有
ゲストのプレゼンス確認
ゲストの不在メッセージを確認する
ゲストをブロックする
ゲストに対してメンションを利用する

＜外部アクセスの場合＞
外部ユーザーとのチャット
外部ユーザーとの通話
外部ユーザーのプレゼンス確認
外部ユーザーの検索
外部ユーザーに対してメンションを利用する

・外部のユーザーが実行できる操作

＜ゲストアクセスの場合＞
Teamsのリソースにアクセスする
グループチャットに追加される
会議に招待される
プライベート通話を利用する
ダイヤルイン会議の参加者の電話番号を表示する
IPビデオを使う
画面共有を使う
今すぐ会議を使う
送信済みメッセージを編集する
送信済みメッセージを削除する
会話でGiphyを使用する
会話でミームを使用する
会話でステッカーを使用する
プレゼンスが表示される
メンションを使用する

＜外部アクセスの場合＞
グループチャットに追加される
会議に招待される
プライベート通話を利用する
IPビデオを使う
画面共有を使う
送信済みメッセージを編集する
送信済みメッセージを削除する
会話でGiphyを使用する
会話でミームを使用する
会話でステッカーを使用する
プレゼンスが表示される
メンションを使用する（異なる組織間の1:1でのチャット時のみ）

※外部アクセスの場合、組織内のチームやリソースにアクセスすることはできないため、
コミュニケーションは個人チャットがメインとなる。ファイル共有はできない。

一方でゲストアクセスは、チームの所有者からアクセス許可をされるので、チームや組織のリソースへアクセスが可能。
ただしチャットについては招待されたチーム内のユーザーにのみ利用できる。

■所感
他社と共同でTeamsを利用する際に、ファイルの共有やチーム参加ができない「外部アクセス」は使いづらいような印象です。
外部アクセスの場合、Teamsのリソースにアクセスできないため、情報漏洩のリスクがより低いと思います。
チャットを使って外部ユーザーと気軽にコミュニケーションを取りたいが、ファイル共有などはさせたくないという場合に使えそうです。
ゲストアクセスは、組織内のユーザーと同じようにポリシーを適用させることができるので、ユーザー管理がしやすいです。
チーム内のリソースにもアクセスできるため、他社との共同チームでプロジェクトを実施するなど、緊密なやり取りをしたい場合はゲストアクセスがいいかと思います。

同じ外部とのコミュケーション機能ではありますが、内容は大きく異なるため、要件に応じて使い分ける必要がありそうです。

参考
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/communicate-with-users-from-other-organizations