ビジネス上においてメールで連絡を取ったり、情報共有したりする場面が日常的にあると思いますが、それに伴いメールの誤送信によるセキュリティ事故も日常茶飯事で発生しています。
企業の機密情報のやり取りなどもメールで行っている企業も多く、一度の誤送信でも重大な事故になりかねません。
今回は、現場で実際に行っていたメール誤送信対策についてご紹介していきます。


〇宛先のオートコンプリート機能を使わない(無効にする)
 宛先を入力する際に一定の文字を入力すると、連絡先の候補から自動的に入力内容に近い宛先を補完する機能があります。
便利な機能ですが、同姓同名の方が連絡先にいた場合、違う相手宛先を補完していまい、誤送信となってしまうケースが多々あります。
 現場では、オートコンプリート機能を使わない以外に宛先を署名や別資料(信頼できるもの)から引用したり、送信前に第三者に内容をチェックしてもらうなどの対策もやっていました。


〇送信メールを一時保留する
 メール作成中に誤って送信ボタンを押してしまった、たまたま押したキーが送信のショートカットキーだったなど誤操作による誤送信のケースがあります。
送信メールを送信トレイなどに一時保留して、送信する設定にすることで防ぐことができます。また、一時保留で一呼吸おけるので、再度宛先や内容を確認でき、内容のミスに気付けることもあります。


〇添付ファイルを暗号化する
 誤送信したメールに機密情報の記載されたファイルが添付されていると、ファイルが覗かれ機密情報の流失につながる場合があります。
そのため、添付ファイルにはパスワード付きの暗号化ファイルにし、特定の人しか閲覧できない状態にして添付します。
また、添付ファイルとパスワードを送る場合には、それぞれ個別で送信し、宛先についても、宛先はなるべくチームメールではなく個人の宛先に送るなど必要最小限の関係者に送付するようにしていました。

メールの誤送信は、意識的に作業をすることで大部分が防げるものだと思うので、日頃からの意識づけが重要となってきます。